Как вести отчетность при удаленном формате работы

От перехода на удалёнку многих предпринимателей  удерживает страх утраты контроля над рабочими процессами. Как получить гарантии того, что сотрудники своевременно выполнят всё, что запланировано?

Казалось бы, зачем заставлять отчитываться взрослых людей и вести такой неформальный но важный документ как ежедневная отчетность? Можно просто поставить общую задачу, назначить дедлайн и в назначенный срок получить результат. На практике все не совсем так.

Не все сотрудники могут планировать свое рабочее время. В домашней обстановке присутствует слишком много отвлекающих факторов. Решение рабочих вопросов может быть отложено «на потом». В итоге есть риск сорванных дедлайнов и не самого качественного выполнения работы.

Учитывая, что в бизнесе каждая отдельная задача —  часть общего процесса, то любой срыв ведёт к нарушению других процессов. Организовать контроль над сотрудниками можно за счёт ежедневных отчётов. В них должно быть отображено, что именно делал работник в течение дня.

Регулярно получая отчёты от всей команды, можно отслеживать реальные стадии проектов, вовремя предотвращать форс-мажоры и уверенно планировать деятельность на будущее.

Нет никаких стандартов по виду отчётности для удалёнщиков. Главное правило — отчёт должен быть кратким, чтобы его можно было быстро заполнить и проверить.

Например:

Если в вашем бизнесе принято планировать задачи команды на несколько дней, неделю или месяц, можно использовать такой вариант отчёта с отдельными листами для каждого сотрудника:

Или можно создать общий отчёт для команды:

В некоторых случаях можно применять простые отчёты в свободной форме.

Например:

Сотрудники могут отчитываться и в рабочем чате: с утра описать текущие задачи, а к вечеру рассказать о достигнутых результатах.

Выбирайте способ, который удобен вам и вашей команде. Но обязательно установите точное время, когда сотрудники обязаны представлять свои отчёты.

Для сбора отчётов можно использовать следующие инструменты и сервисы:

Google Таблицы удобны тем, что можно:

• создать несколько листов;
• открыть, закрыть или ограничить доступ;
• просмотреть историю изменений;
• оставить комментарии;
• установить дополнения;
• добавить расписание.

К таблице можно добавить список задач и отмечать выполненные.

CRM подойдут для сфер, где нужно фиксировать стадию взаимоотношений с клиентами и анализировать взаимодействие на протяжении всего цикла сделки. Например, для сферы продаж.

Примеры CRM-систем:

• Bitrix24;
• Мегаплан;
• amoCRM;
• Простой бизнес;
• Less Annoying CRM.

Преимущество CRM в том, что с их помощью можно автоматизировать многие процессы. К примеру, все звонки и запросы клиентов автоматически попадают в систему. Все контакты и история коммуникаций сохраняются.
В большинстве CRM предусмотрены инструменты планирования задач, создания отчётов и контроля сотрудников.

В таск-менеджерах легко отслеживать рабочие процессы. Дополнительные отчёты не нужны. Видно, кто над чем работает, в течение какого времени, какие задачи закончены.

Варианты таск-менеджеров:

• Asana;
• JIRA;
• Basecamp;
• Trello;
• Pyrus.

При возникновении вопросов их можно обсудить в таск-менеджере — в комментариях к конкретной задаче.

Использовать мессенджеры для сбора отчётности удобно, если одновременно с отслеживанием результатов требуется командное обсуждение.

Возможные к применению мессенджеры:

• Telegram;
• Facebook Messenger;
• Discord;
• Viber;
• Pinngle.

Можно создавать отдельные чаты по разным проектам, а при необходимости перейти к обсуждению в личных сообщениях.

Для сбора отчётности можно использовать и облачные хранилища.

Рассмотрите такие хранилища, как:

• Google Диск;
• Яндекс.Диск;
• Облако Mail.Ru;
• Dropbox;
• Degoo.

Такой вариант подойдет, если сотрудники пишут отчёты в свободной форме. В хранилище можно создать папки по датам или проектам.

На удалённой работе сотрудники особо нуждаются в контроле. Но контролировать нужно не количество потраченного времени или точное соблюдение рабочего графика, а достижение результатов. Главная задача отчётов по выполненным задачам — обеспечение прозрачности рабочих процессов. Руководитель или ответственный сотрудник может «держать руку на пульсе» и своевременно отслеживать этапы работы над проектами.